Aynı kişi için üç farklı not tutmayı bıraktık.
Telefon, e-posta, adres ve vekaletname durumunu tek kartta görmek küçük bir düzenleme gibi duruyor ama ekip içinde yanlış kişiyle ilerleme ihtimalini ciddi azaltıyor.
Zeynep Kalkan
Ofis Yöneticisi
Müvekkil bilgisini tek yerde toplayın, ofiste ortak bir doğruluk zemini kurun.
Avukat yazılımı içinde müvekkil yönetimi; kimlik, iletişim, adres, vekaletname, not ve dosya bağlamını tek panelde toplar. Ekip aynı kişi hakkında aynı veriden ilerler, iletişim ve dosya operasyonu daha tutarlı hale gelir.
Müvekkil operasyonunu görünür, düzenli ve ekip tarafından okunur hale getirin.
Telefon rehberi, notlar ve ayrı dosyalar yerine; müvekkil kimliği, iletişim, adres, vekaletname ve dosya ilişkileri tek yapıda toplandığında ofis daha tutarlı çalışır.
Müvekkil Takibi
Her müvekkilin temel kimlik ve operasyon bilgisi tek kayıtta toplandığında ekip aynı kişi hakkında aynı veriden ilerler.
Gerçek ve Tüzel Kişi Ayrımı
Kişi ve şirket ayrımını baştan net kurmak kayıt yapısını sadeleştirir, sonraki dosya ve belge akışını daha temiz hale getirir.
Durum Yönetimi
Aktif, potansiyel ve pasif ayrımı hangi ilişkiye ne yoğunlukta odaklanmanız gerektiğini görünür kılar.
İletişim Yönetimi
Telefon ve e-posta bilgisini tek yerde tutmak müvekkile dönüşleri daha hızlı ve daha tutarlı hale getirir.
İletişim Tercihleri
Telefon, e-posta, SMS veya WhatsApp tercihlerini görünür tutmak doğru kişiye doğru kanaldan ulaşmayı kolaylaştırır.
Uygun Saat Bilgisi
Müvekkilin ulaşılabilir saatlerini bilmek iletişim denemelerini daha planlı ve daha verimli yürütmenizi sağlar.
Tebligat ve Fatura Adresleri
Adresleri amacına göre ayrı tutmak belge ve bildirim süreçlerinde karışıklığı azaltır.
Vekaletname Görünürlüğü
Vekaletname durumu görünür olduğunda eksik evraklı kayıtlar kaybolmaz, tamamlanması gereken işler daha kolay ayrışır.
Müvekkil Arama ve Filtreleme
İsim, telefon, e-posta, kimlik ve adres verisinde güçlü arama olduğunda geniş müvekkil listelerinde doğru kayda daha hızlı ulaşırsınız.
Dosya İlişkileri
Bir müvekkilin bağlı olduğu dava ve icra dosyalarını aynı bağlamda görmek operasyonel bütünlüğü korur.
Müvekkil Notları
Kişi bazlı notları kayıt içinde tutmak önemli ayrıntıların kişisel hafızaya ya da dağınık notlara düşmesini engeller.
Potansiyel Müvekkil Yönetimi
Potansiyel kayıtları aynı yapı içinde izlemek yeni ilişkiyi kaybetmeden, aktif sürece dönüşebilecek temasları düzenli tutar.
Tahsilat ve Dosya Uyum
Müvekkil verisi tahsilat ve dosya tarafıyla aynı omurgada kaldığında finans, iletişim ve operasyon kararları daha net alınır.
Ekip İçi Ortak Görünürlük
Aynı müvekkil kartı üzerinden çalışmak bilgi kaybını azaltır, devir ve koordinasyon konuşmalarını sadeleştirir.
Baro üyelerine özel avantajlar.
Baro üyesi avukatlar Avukatistan profesyonel planlarına özel indirimle başlayabilir.
Müvekkil kartı oturunca ofisin dili de netleşiyor.
Müvekkil bilgisini tek merkezde tutan ofislerden gelen doğal kullanım yorumları.
Müvekkil ararken artık önce kimin notu güncel diye düşünmüyoruz.
Kimlik, telefon ve dosya bağlantıları aynı yerde olunca herkes aynı kaydı açıyor. Bu da özellikle yoğun günlerde iletişim tarafını çok daha temiz yürütmemizi sağladı.
Bora Yıldırım
Avukat
Potansiyel müvekkilleri de düzenli tutabildiğimiz için kayıp azaldı.
Görüşülen ama henüz dosyaya dönmemiş kişiler eskisi gibi dağınık kalmıyor. Ne konuşuldu, ne eksik kaldı, tekrar ne zaman dönülecek daha net görünüyor.
İrem Şahin
Kurucu Avukat
Müvekkil bilgisini yaşayan bir sistem haline getiren iş akışı.
Müvekkil yönetimi günlük iş yükünü hafifletir çünkü herkes aynı kayıttan ilerler. Bilgi kişiye bağlı kalmaz, süreç sisteme dayanır.
1
Müvekkil kaydını açın
Tip, durum, ad ve kimlik bilgilerini standart olarak girin.
2
İletişimi netleştirin
Telefon, e-posta, tercih ve uygun saat alanlarını tamamlayın.
3
Adres ve belgeyi bağlayın
Tebligat/fatura adresini ekleyin, vekaletname ve not akışını başlatın.
4
Filtreleyip yönetin
Arama ve filtrelerle doğru kayda hızla ulaşıp süreci güncel tutun.
Müvekkil kayıt düzeniyle ilgili pratik sorular
Bu bölümde müvekkil kaydı, arama, vekaletname ve ekip içi kullanım hakkında gerçekten sorulan soruları daha açıklayıcı biçimde yanıtlıyoruz.
Gerçek kişi ve şirket ayrımı var mı?
Evet. Müvekkil tipi olarak gerçek kişi ve tüzel kişi ayrımı yapılabilir. Bu ayrım, kayıt yapısını ve sonraki operasyon dilini daha temiz hale getirir.
İletişim tercihlerini de kaydedebilir miyim?
Evet. Telefon, e-posta, SMS ya da WhatsApp gibi tercihleri kayıt üzerinde tutabilirsiniz. Bu küçük ayrıntı, müvekkile doğru kanaldan ve doğru tonda dönmeyi kolaylaştırır.
Müvekkil notları bu kaydın içinde mi kalıyor?
Evet. Notlar kişi bağlamında tutulduğu için önemli ayrıntılar ayrı kağıtlara ya da kişisel hatırlatmalara dağılmaz. Bir kaydı açtığınızda bağlamı tekrar toplamanız gerekmez.
Müvekkil kartında hangi bilgileri tutabiliyorum?
Müvekkil tipi, durum, ad, TCKN veya VKN, doğum tarihi, uyruk, meslek, kaynak bilgisi, telefon, e-posta, iletişim tercihi, uygun saatler ve adres alanları birlikte tutulabilir. Yani kişi bilgisi sadece isim ve numaradan ibaret kalmaz.
Eski dağınık not düzeninden geçiş yapmak zor mu?
Hayır. En pratik yöntem, önce aktif müvekkilleri ve sık kullanılan kayıtları sisteme almak olur. Böylece ekip geçişi bir kerede değil, kontrollü biçimde yapar.
Aktif, potansiyel ve pasif ayrımı ne işime yarar?
Bu ayrım, herkesle aynı yoğunlukta çalışmadığınız gerçeğini sisteme taşır. Aktif iş yükünü ön plana alırken potansiyel ya da pasif kayıtları kaybetmeden düzenli tutabilirsiniz.
Bu modül tahsilat takibini de kolaylaştırıyor mu?
Evet. Tahsilat kaydının hangi kişiye bağlı olduğunu net görmek, ödeme takibini ve bilgilendirme sürecini daha düzenli hale getirir. Müvekkil kartı sağlam olduğunda finans tarafı da daha temiz ilerler.
Müvekkil verisi neden sistemin merkezi sayılıyor?
Çünkü dosya, tahsilat, randevu ve iletişim çoğu zaman bir kişi ya da kurum etrafında şekillenir. Doğru müvekkil verisi olduğunda diğer modüller de daha temiz, daha hızlı ve daha güvenli çalışır.
Uygun saat bilgisi tutmak gerçekten işe yarıyor mu?
Evet. Özellikle yoğun çalışan müvekkillerde dönüş zamanı önemli hale gelir. Uygun saat bilgisi görünür olduğunda iletişim kalitesi ve geri dönüş oranı daha düzenli olur.
Vekaletname olanlarla olmayanları ayırabilir miyim?
Evet. Vekaletname durumu filtrelenebilir olduğu için henüz evrakı tamamlanmamış kayıtları ayırmak kolaylaşır. Bu da eksik süreçleri gözden kaçırmamanızı sağlar.
Ekip aynı müvekkil kartı üzerinden çalışabiliyor mu?
Evet. Kişi bilgisi ortak görünür kaldığında herkes farklı not düzeniyle ilerlemek zorunda kalmaz. Bu da ekip içinde bilgi kaybını belirgin biçimde azaltır.
Potansiyel müvekkilleri de burada tutmak mantıklı mı?
Evet. Potansiyel kayıtları ayrı yerde değil, aynı yapı içinde tutmak daha sağlıklıdır. Böylece dönüşebilecek ilişkiyi kaybetmez ve aktif çalışmaya geçtiğinde yeniden kayıt açmak zorunda kalmazsınız.
Müvekkil yönetimi en temel olarak hangi sorunu çözüyor?
En büyük sorunu, kişi bilgisinin telefon rehberi, notlar, e-posta kutuları ve dosya klasörleri arasında dağılmasıdır. Müvekkil kartı merkezde durduğunda ekip aynı kişi hakkında aynı veriden ilerler.
Tek avukat çalışan bir ofiste de gerçek faydası olur mu?
Evet. Müvekkil sayısı az olsa bile bilginin tek yerde durması her zaman zaman kazandırır. Özellikle iletişim, belge ve dosya ilişkisi birlikte okunabildiğinde günlük yük hafifler.
Bu kayıtlar dava ve icra dosyalarıyla bağlı mı çalışıyor?
Evet. Müvekkil yönetimi dosya tarafıyla ilişkili olduğu için kişi bazlı bilgi operasyonun geri kalanına da taşınır. Bu da dava, icra ve tahsilat süreçlerinde tutarlılık sağlar.
Büyük müvekkil listelerinde arama yeterince hızlı olur mu?
Evet. Arama yalnızca isme değil; kısa ad, kimlik, telefon, e-posta, adres ve bağlantılı dosya verisine kadar uzandığı için geniş listelerde de hızlı filtreleme sağlar.
Tebligat adresi ile fatura adresini ayrı tutabiliyor muyum?
Evet. Bu iki adres alanı ayrı tutulabildiği için belge ve bildirim süreçlerinde karışıklık azalır. Ekip hangi adresin hangi amaçla kullanılacağını açık biçimde görür.
Bir müvekkili telefonundan ya da e-postasından bulabilir miyim?
Evet. Arama alanı yalnızca isim üzerinde değil; telefon, e-posta, kimlik bilgisi ve ilgili adres alanları üzerinde de çalışır. Büyük liste içinde doğru kişiyi bulmak bu yüzden daha hızlı olur.
Müşteri takibi ile müvekkil yönetimi arasında pratikte ne fark var?
Müşteri takibi daha genel bir CRM mantığını çağrıştırır; müvekkil yönetimi ise hukuk ofisinin ihtiyaç duyduğu dosya, vekaletname ve tebligat bağlamıyla çalışır. Buradaki fark, operasyon dilinin hukuk pratiğine göre kurulmuş olmasıdır.
Aynı kişiye ait birden fazla dosyayı birlikte ilişkilendirebilir miyim?
Evet. Müvekkil kaydı ile dosya kayıtları aynı omurgada çalıştığı için bir kişinin birden fazla dosyası varsa bağlam kaybolmaz. Bu, tekrar tekrar aynı kişi bilgisini kurmaktan daha düzenli bir yapı sunar.
Günlük akış. Yeni bir düzende.
İçtihat araştırması, müvekkil iletişimi, randevular, takvim ve günlük ofis akışı tek panelde bir araya gelir. Daha az geçiş. Daha az karmaşa. Daha çok odak.